ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ
Традиционный ресепшн выполняет следующие задачи:
- встреча и информирование посетителей о расположении офисов, времени работы сотрудников и т. д., в ряде случаев — вызов соответствующего работника или предупреждение его о посетителе;
- регистрация посетителей и выдача разовых пропусков;
- прием входящей корреспонденции;
- функционал колл-центра — прием звонков, их перенаправление;
- взаимодействие с арендаторами помещений, решение вопросов, находящихся в компетенции, регистрация обращений, требующих дополнительных мер.
За исключением некоторых пунктов, аналогичные работы выполняет консьерж в жилых многоквартирных домах. Для ТРЦ в обязанности службы приема посетителей также может входить первичное консультирование, выдача информационных и рекламных материалов, объявления по громкой связи и т. д.
Также сотрудник, осуществляющий прием посетителей, может:
- следить за порядком в зоне видимости;
- напрямую взаимодействовать со службой безопасности, охраной, в том числе, с помощью кнопки экстренного вызова;
- давать срочные поручения работникам клинингового сервиса для оперативной уборки;
- оказывать услуги по вызову транспорта, организации отправки и приема грузов;
- передавать счета, акты и другие бухгалтерские документы от собственника арендаторам;
- фиксировать заявки на дополнительные услуги и передавать их руководителями или сотрудникам других подразделений;
- регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, передавать последнюю представителям почты и транспортных компаний;
- осуществлять заказ и получение канцелярских товаров, гигиенических и санитарных средств и т. д.
- сопровождать клиентов к руководителю, администрировать совещания и деловые встречи, если это не входит в функционал секретаря;
- выполнять функции курьера.
Точный перечень задач службы приема посетителей обсуждается индивидуально. Компания «Р.Д. Менеджмент сервисез» уделяет большое внимание подготовке сотрудников этого направления, чтобы обеспечить своим клиентам максимально эффективный и комфортный сервис. Современный деловой этикет предполагает адаптацию своих норм в соответствии со спецификой деятельности: используется более или менее формальный язык для общения с посетителями, а также жестикуляция и предписания по сопровождению и предупреждению клиентов и работников организации. Эти нюансы также учитываются при подготовке сотрудников.
ПРЕИМУЩЕСТВА КОМПЛЕКСНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ В RD MANAGEMENT
Мы стремимся сделать сотрудничество с нами удобным для владельцев зданий различного назначения и арендаторов помещений: офисных, торговых, складских, жилых. Работая напрямую без посредников и субподрядчиков, компания способна быстро решать возникающие задачи и обеспечивать максимум комфорта для своих клиентов. Это становится возможным благодаря современным технологиям, структурированным бизнес-процессам, тщательному подбору и обучению персонала.
Стоимость услуг рассчитывается индивидуально и зависит от характеристик объектов недвижимости и вашего запроса. Оформите заявку на сайте, чтобы уточнить условия сотрудничества.