Услуги

Организация службы приема посетителей

Организация службы приема посетителей — один из важнейших факторов, влияющих на восприятие деятельности компании. Фактически это вешалка, с которой начинается театр, и первое впечатление, которое нельзя произвести второй раз. Специфика его зависит от общей концепции здания, направлений деятельности, расположенных в нем организаций и предприятий, пожеланий заказчика. При этом обязательными являются доброжелательное отношение, клиентоориентированность, готовность помочь, а при необходимости — погасить конфликт и найти компромисс.

Основные задачи службы приема посетителей

Традиционный ресепшн выполняет следующие задачи:

  • встреча и информирование посетителей о расположении офисов, времени работы сотрудников и т. д., в ряде случаев — вызов соответствующего работника или предупреждение его о посетителе;
  • регистрация посетителей и выдача разовых пропусков;
  • прием входящей корреспонденции;
  • функционал колл-центра — прием звонков, их перенаправление;
  • взаимодействие с арендаторами помещений, решение вопросов, находящихся в компетенции, регистрация обращений, требующих дополнительных мер.

За исключением некоторых пунктов, аналогичные работы выполняет консьерж в жилых многоквартирных домах. Для ТРЦ в обязанности службы приема посетителей также может входить первичное консультирование, выдача информационных и рекламных материалов, объявления по громкой связи и т. д.

Также сотрудник, осуществляющий прием посетителей, может:

  • следить за порядком в зоне видимости;
  • напрямую взаимодействовать со службой безопасности, охраной, в том числе, с помощью кнопки экстренного вызова;
  • давать срочные поручения работникам клинингового сервиса для оперативной уборки;
  • оказывать услуги по вызову транспорта, организации отправки и приема грузов;
  • передавать счета, акты и другие бухгалтерские документы от собственника арендаторам;
  • фиксировать заявки на дополнительные услуги и передавать их руководителями или сотрудникам других подразделений;
  • регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, передавать последнюю представителям почты и транспортных компаний;
  • осуществлять заказ и получение канцелярских товаров, гигиенических и санитарных средств и т. д.
  • сопровождать клиентов к руководителю, администрировать совещания и деловые встречи, если это не входит в функционал секретаря;
  • выполнять функции курьера.

Точный перечень задач службы приема посетителей обсуждается индивидуально. Компания «Р.Д. Менеджмент сервисез» уделяет большое внимание подготовке сотрудников этого направления, чтобы обеспечить своим клиентам максимально эффективный и комфортный сервис. Современный деловой этикет предполагает адаптацию своих норм в соответствии со спецификой деятельности: используется более или менее формальный язык для общения с посетителями, а также жестикуляция и предписания по сопровождению и предупреждению клиентов и работников организации. Эти нюансы также учитываются при подготовке сотрудников.

Преимущества комплексного обслуживания в RD Management

Мы стремимся сделать сотрудничество с нами удобным для владельцев зданий различного назначения и арендаторов помещений: офисных, торговых, складских, жилых. Работая напрямую без посредников и субподрядчиков, компания способна быстро решать возникающие задачи и обеспечивать максимум комфорта для своих клиентов. Это становится возможным благодаря современным технологиям, структурированным бизнес-процессам, тщательному подбору и обучению персонала.

Стоимость услуг рассчитывается индивидуально и зависит от характеристик объектов недвижимости и вашего запроса. Оформите заявку на сайте, чтобы уточнить условия сотрудничества.

Наши клиенты

Бизнес-центр

Ректорский дом

Узнать больше
Бизнес-центр

Резиденция на Рублевке

Узнать больше
Многофункциональный комплекс

МонАрх

Узнать больше
Бизнес-центр

Олимпия парк

Узнать больше
Торговый центр

Dream House

Узнать больше
Бизнес-центр

Парк Победы

Узнать больше
Бизнес-центр

Ленинский проспект 119

Узнать больше
Торговый центр

Времена года

Узнать больше
Многофункциональный комплекс

Легенда Цветного

Узнать больше
Торговый центр

Хорошо

Узнать больше
Бизнес-центр

Офис компании АЛРОСА БЦ «Аквамарин III»

Узнать больше
Бизнес-центр

Бизнес-парк «Фактория»

Узнать больше
Бизнес-центр

Совкомбанк

Узнать больше
Многофункциональный комплекс

Match Point

Узнать больше
Жилой комплекс

City Park

Узнать больше
Жилой комплекс

Хорошевский

Узнать больше
Многофункциональный комплекс

Sky Skolkovo

Узнать больше
Care
Teach
Operate
Rd Team

все еще ищете ответ?

спросите нашего специалиста!