Организация службы приема посетителей

Услуги

Организация службы приема посетителей

Организация службы приема посетителей — один из важнейших факторов, влияющих на восприятие деятельности компании. Фактически это вешалка, с которой начинается театр, и первое впечатление, которое нельзя произвести второй раз. Специфика его зависит от общей концепции здания, направлений деятельности, расположенных в нем организаций и предприятий, пожеланий заказчика. При этом обязательными являются доброжелательное отношение, клиентоориентированность, готовность помочь, а при необходимости — погасить конфликт и найти компромисс.

Основные задачи службы приема посетителей

Традиционный ресепшн выполняет следующие задачи:

  • встреча и информирование посетителей о расположении офисов, времени работы сотрудников и т. д., в ряде случаев — вызов соответствующего работника или предупреждение его о посетителе;
  • регистрация посетителей и выдача разовых пропусков;
  • прием входящей корреспонденции;
  • функционал колл-центра — прием звонков, их перенаправление;
  • взаимодействие с арендаторами помещений, решение вопросов, находящихся в компетенции, регистрация обращений, требующих дополнительных мер.

За исключением некоторых пунктов, аналогичные работы выполняет консьерж в жилых многоквартирных домах. Для ТРЦ в обязанности службы приема посетителей также может входить первичное консультирование, выдача информационных и рекламных материалов, объявления по громкой связи и т. д.

Также сотрудник, осуществляющий прием посетителей, может:

  • следить за порядком в зоне видимости;
  • напрямую взаимодействовать со службой безопасности, охраной, в том числе, с помощью кнопки экстренного вызова;
  • давать срочные поручения работникам клинингового сервиса для оперативной уборки;
  • оказывать услуги по вызову транспорта, организации отправки и приема грузов;
  • передавать счета, акты и другие бухгалтерские документы от собственника арендаторам;
  • фиксировать заявки на дополнительные услуги и передавать их руководителями или сотрудникам других подразделений;
  • регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, передавать последнюю представителям почты и транспортных компаний;
  • осуществлять заказ и получение канцелярских товаров, гигиенических и санитарных средств и т. д.
  • сопровождать клиентов к руководителю, администрировать совещания и деловые встречи, если это не входит в функционал секретаря;
  • выполнять функции курьера.

Точный перечень задач службы приема посетителей обсуждается индивидуально. Компания «Р.Д. Менеджмент сервисез» уделяет большое внимание подготовке сотрудников этого направления, чтобы обеспечить своим клиентам максимально эффективный и комфортный сервис. Современный деловой этикет предполагает адаптацию своих норм в соответствии со спецификой деятельности: используется более или менее формальный язык для общения с посетителями, а также жестикуляция и предписания по сопровождению и предупреждению клиентов и работников организации. Эти нюансы также учитываются при подготовке сотрудников.

Преимущества комплексного обслуживания в RD Management

Мы стремимся сделать сотрудничество с нами удобным для владельцев зданий различного назначения и арендаторов помещений: офисных, торговых, складских, жилых. Работая напрямую без посредников и субподрядчиков, компания способна быстро решать возникающие задачи и обеспечивать максимум комфорта для своих клиентов. Это становится возможным благодаря современным технологиям, структурированным бизнес-процессам, тщательному подбору и обучению персонала.

Стоимость услуг рассчитывается индивидуально и зависит от характеристик объектов недвижимости и вашего запроса. Оформите заявку на сайте, чтобы уточнить условия сотрудничества.

Мы сделаем расчет по вашему
техническому заданию

Заказать коммерческое предложение

Наши клиенты

Бизнес-центр

Ректорский дом

Узнать больше
Бизнес-центр

Резиденция на Рублевке

Узнать больше
Многофункциональный комплекс

МонАрх

Узнать больше
Бизнес-центр

Олимпия парк

Узнать больше
Бизнес-центр

Парк Победы

Узнать больше
Бизнес-центр

Ленинский проспект, 119

Узнать больше
Многофункциональный комплекс

Легенда Цветного

Узнать больше
Торговый центр

Времена года

Узнать больше
Бизнес-центр

Офис компании Алроса

Узнать больше
Бизнес-центр

Бизнес-парк «Фактория»

Узнать больше

Хорошевский

Узнать больше
Многофункциональный комплекс

Match Point

Узнать больше
Многофункциональный комплекс

Sky Skolkovo

Узнать больше
Бизнес-центр

Совкомбанк

Узнать больше
Бизнес-центр

Банк России

Узнать больше
Инфраструктурная недвижимость

Парк «Зарядье»

Узнать больше
Торговый центр

Рублёвский привоз

Узнать больше
Индустриальная недвижимость

Ск Кожухово

Узнать больше
Торговый центр

Сокольники

Узнать больше
Бизнес-центр

Khimki ONE

Узнать больше
Бизнес-центр

Ситидел

Узнать больше
Торговый центр

Океания

Узнать больше
Care
Teach
Operate
Rd Team

все еще ищете ответ?

спросите нашего специалиста!